Trygghet för kunderna – och för teknikerna. Betydande vinster när det gäller både ekonomi och miljö. Det här är några av de stora fördelarna med det digitala ärendehanteringssystem för tillsyn, skötsel och felanmälningar av fastigheter som fastighetskoncernen Retta införde redan vid starten 2007, som en av pionjärerna inom området i branschen. ”Plattformen utvecklas kontinuerligt för att optimera befintliga system, täcka nya behov och bli ännu mer användarvänlig”, säger Daniel Broldenburg, Rettas regionchef Drift i Stockholm.
En viktig del av verksamheten handlar om att optimera kundernas fastighetsinnehav, där drift och skötsel spelar en viktig roll. Redan 2007 införde Retta ett digitalt system för teknikernas arbete med tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll av fastigheterna.
Retta-koncernen är en av Nordens ledande experter på tjänster inom förmedling och förvaltning av bostäder, handelsfastigheter, logistik och verksamhetslokaler. I Sverige, där verksamheten främst är fokuserad på kommersiella fastigheter, har Retta sina största kontor i Stockholm, Västerås, Malmö och Göteborg. Bland de cirka 220 kunderna återfinns fastighetsaktiebolag, bostadsbolag, fondbolag, banker samt andra aktörer inom fastighetssektorn.
– Alla kunder, fastigheter och behov är olika. Det innebär att väletablerade rutiner, kontroller och dokumentation som finns lättillgängligt på en gemensam digital plattform utgör en stor trygghet för teknikerna, eftersom de lätt kan hitta vad som ska göras – och på vilket sätt. Det ger i sin tur kunderna trygghet, då de vet att fastigheterna underhålls på rätt sätt, säger Daniel Broldenburg.
Strukturerat arbetssätt
I varje fastighet finns det en stor mängd olika komponenter som måste underhållas för att säkerställa en bra vistelsemiljö för hyresgästerna och deras besökare. Det handlar om allt från komplexa värme-, el och ventilationssystem till städning, skötsel av grönytor samt till och med tillsyn av konstverk.
– Den första i varje månad får alla tekniker en åtgärdslista på vad som ska kontrolleras i varje fastighet. Det här sättet att arbetat strukturerat med kontroller innebär att vi kan förebygga att fel uppstår samt minimera störningar för hyresgästen. Vi vet när något avviker och är snabba på att åtgärda felet innan det uppmärksammas av hyresgästen själv.
En del av driftens dagliga arbete består av att följa energiförbrukningen i fastigheterna. Rettas tekniker rapporterar månatligen energiförbrukningen i varje fastighet. De flesta moderna fastigheter har effektiva styrsystem för ventilation och värmeanläggningar, vilka möjliggör ett optimalt klimat till låg energiförbrukning.
– Men dessa system är avancerade och kräver tillsyn för att fungera optimalt under fastighetens livscykel. Vi har utbildade tekniker som bevakar och justerar kundernas system i syfte att identifiera effektiviseringsåtgärder och optimera energiförbrukningen – vilket är bra både för ekonomi och miljö, säger Daniel Broldenburg.
Söker kontinuerligt förbättringspotential
Tillsammans med sina uppdragsgivare söker Rettas driftteam ständigt efter möjligheter till förbättringar och minskad miljöpåverkan.
– Vi försöker på olika sätt inspirera våra kunder och samarbetspartners att minskar påverkan på miljön. Det handlar bland annat om att hjälpa våra kunder att optimera energianvändningen.
– Alla nyanställda får dessutom genomgå en utbildning inom miljö för att motivera, informera och höja kompetens hos varje medarbetare, säger Daniel Broldenburg.
Fånga upp nya behov
Rettas tekniker arbetar löpande med förbättring av inomhusklimat, SBA-kontroller, vecko-och månadsprover för brandlarm och sprinkler, energioptimering, bearbetning av driftstatistik samt avrop av myndighetsbesiktningar. Målet är att tidigt fånga upp förändringar och nya behov kundernas fastighetsbestånd.
– Vi hanterar självklart även inkomna felanmälningar. Varje månad gör vi dessutom en stickprovsuppföljning (det vill säga NKI) på anmälda fel i kvalitetssyfte för att ständigt förbättra både vårt bemötande, arbete och vår kommunikation med kundens kund, det vill säga hyresgästen.
– Avgörande för att vi ska lyckas med vårt uppdrag är att vi har duktiga tekniker som förstår hur leveransen ska skötas och som respekterar sina arbetsuppgifter. Därför lägger vi stor vikt på utbildning och kompetensutveckling, berättar Daniel Broldenburg.
Retta-koncernen har verksamhet i Finland och Sverige. Retta AB ansvarar för affärsfunktionerna i Sverige, där 175 experter arbetar med förvaltning av 650 fastigheter med en sammanlagd yta på 4,3 miljoner kvadratmeter på uppdrag av 220 kunder. Verksamheten vilar på fem ben – asset management, ekonomisk förvaltning, teknisk förvaltning, fastighet samt miljö- och hållbarhet.